提供されるIT製品やサービスは多様化が進んでおり、それに伴うマニュアル製作は必須作業となっています。開発者が作成する事もありますが、説明不足や専門用語の使用で難解な内容になることもあるため、マニュアル制作会社に依頼することも少なくありません。
IT分野においては、システムやIoT系製品マニュアルと業務マニュアルそれぞれが必要とされています。このページでは、マニュアルの制作事例を紹介しています。
説明文をただ羅列するだけでは、その情報量から読み手の理解が追いつかないことも。きちんと読んでもらえない、肝心な部分が伝わらないといったことにもなりかねません。そこで、内容をグループ化し一つ一つを区切って説明。要点を整理してわかりやすく簡潔に記載しています。
情報をグループ化、階層化することで、知りたい情報も取り出しやすくなり、理路整然とまとめられているので読みやすく理解もしやすくなっています。
利用されているクライアントの入退会や入金管理を、独自システムで運用・管理。この管理システムの操作マニュアルは作られておらず、業務が特定のスタッフに集中し、システムの機能が十分に生かされていない状態でした。
そこで、管理業務全体をカテゴリ別に分け、操作手順と共に各操作の画面キャプチャを添えて説明。パソコンを見ながら参照できるように、A4サイズの冊子マニュアルで作成しています。
※マニュアルの画像はありませんでした。
大手電気メーカーが販売している、ルーターの既存ユーザーズガイドの再編集。既存のマニュアルはテキスト量が多かったので、情報量は減らさずに読みやすいように変えています。
マニュアルでは全ての機能を説明しており、イラストやカラーを取り入れるなどしてインターネットに詳しくないユーザーにも見やすい構成に。また、マニュアルを読まなくても基本の使い方はわかるように、クイックスタートガイドも制作しています。
マニュアルを作成する際は、図表やイラストを積極的に取り入れましょう。視覚的な要素を取り入れることで、情報が一目で理解しやすくなり、読者の関心を引きやすくなります。限られた時間内で内容を把握してもらうには、「読む気になれる」マニュアルであることが重要です。
テキストだけのマニュアルは、読む側にとって負担になりがちです。しかし、画面のキャプチャやフローチャートなどを活用すれば、視覚的に理解しやすいマニュアルになります。直感的に構成されたレイアウトは、内容理解を大きく助けるでしょう。
さらに、見出しやフォーマットにも工夫を凝らすことで、視認性を一層高めることができます。読者に「読みたい」と思わせるためにも、図表や効果的なレイアウトの活用を意識してください。
マニュアル作成においては丁寧な説明が求められますが、冗長な文章や不要な情報は読者の混乱を招くことがあります。とくに操作手順を記載する際は、できるだけシンプルに、簡潔に表現することが大切です。
読み手に専門知識がないことを前提にし、専門用語の使用は抑えましょう。重要なポイントほど、端的にまとめることが理解を促します。伝えるべき内容にフォーカスし、明快な記述を心がけることで、誰でも理解しやすいマニュアルが実現できます。
ジャンル問わず、マニュアルは最初から完璧を目指す必要はありません。運用を進める中で業務内容が変わったり、予期せぬ不具合が発生したりすることもあるため、柔軟に更新できる前提で作成することが現実的です。
導入時には基本的なマニュアルを整備することが重要ですが、システムは長期間にわたって運用されるものです。その間に仕様変更や改善点が出てくるのは自然なことです。初期段階では「ベースを整える」程度にとどめ、運用を通して必要に応じて修正・加筆・更新を重ね、常に最新の状態を保つようにしましょう。
IT分野のマニュアル制作では、専門用語をそのまま使用する事は避け、難しい部分はイラストや図解などを用いるなど、知識レベルに関係なく理解できるようにまとめる必要があります。
トップページでは、用途別にマニュアル制作会社を紹介。専門知識を持つ制作会社それぞれの得意分野や制作事例なども取り上げています。
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取扱説明書なら
設計から専門ライターが参加し
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操作手順書なら
分業チーム体制により
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